No decurso da actividade institucional da Câmara Municipal de Lisboa, os diversos órgãos e serviços que compõem a sua estrutura orgânica, produzem e acumulam anualmente milhares de documentos que necessitam ser submetidos a uma rigorosa gestão arquivística.
O Arquivo Municipal de Lisboa torna-se assim parte cooperante na gestão da documentação da autarquia, promovendo a aplicação de procedimentos técnicos normalizados de avaliação, selecção e eliminação de documentos, tendo por fim determinar o valor documental para efeitos de conservação permanente ou eliminação findos os respectivos prazos de conservação administrativa.
A avaliação, selecção e eliminação dos documentos das Autarquias Locais encontram-se regulamentada pela Portaria 412/2001, de 17 de Abril.
Compete ao grupo de trabalho definir as seguintes estratégias:
. Coordenar a avaliação, selecção e eliminação da documentação produzida pelos serviços camarários;
. Analisar o contexto orgânico-funcional dos serviços produtores de documentação;
. Facultar instrumentos normativos e apoio técnico aos serviços produtores, sempre que, face a solicitações, se julgue necessário;
. Proceder à avaliação de documentação acumulada e à selecção da documentação de conservação definitiva e sua incorporação no Arquivo Histórico, salvaguardando a ordem original dos documentos;
. Solicitar a autorização expressa do IAN/TT, mediante proposta do Arquivo Municipal, para a eliminação de conjuntos documentais não mencionados na Tabela de Selecção da Portaria 412/2001;
. Coordenar o processo de eliminação documental dos documentos sem reconhecido valor arquísvistico.
|