Regulamento

 
 
 

Regulamento do Arquivo Municipal

(Edital n.º 103/89)


CAPÍTULO I


Divisão do Arquivo Municipal


Artigo 1.º

O Arquivo Municipal de Lisboa é constituído pelo Fundo Histórico, pelo Arquivo de Processos de Obra e pelo Arquivo Administrativo.


Artigo 2.º

1 - O Fundo Histórico, constituído pelas colecções fechadas e pela documentação administrativa com significado histórico, compreende a documentação referente à Cidade de Lisboa desde a sua fundação.

2 - Toda a documentação com mais de 50 anos e de relevância para a História da Cidade deverá ingressar no Fundo Histórico.

3 - O Fundo Histórico pode ainda incorporar documentação por compra ou doação.


Artigo 3.º

O Arquivo de Processos de Obras contém planos de urbanização, projectos de edifícios e espaços livres, nomeadamente jardins, ruas e praças.


Artigo 4.º

O Arquivo Administrativo contém a documentação emanada dos diferentes serviços municipais, não abrangida pelo artigo anterior.


CAPÍTULO II

Entrada da documentação


Artigo 5.º

1 - Os serviços municipais promovem, anualmente, a remessa da respectiva documentação ao Serviço de

Arquivos.

2 - Exceptuam-se as escrituras e documentação afim que, nos termos da Lei permanecem no Notariado por um período de 10 anos.


Artigo 6.º

1 - A documentação é enviada ao Arquivo nas seguintes condições:

1 - Em livros encadernados;

2 - Em caixas de arquivo exteriormente etiquetadas, com datas e números bem legíveis;

3 - Em pastas exteriormente etiquetadas;

4 - As encadernações, caixas de arquivo e pastas devem obedecer a um tipo uniforme.

2 - O envio da documentação efectua-se de acordo com o seguinte esquema:

Meses:

Janeiro: D.M.A.G.G.R.H. (Direcção Municipal de Administração Geral e Gestão de Recursos Humanos);

Serviços de Apoio e Assessoria aos Órgãos Representativos do Município.

Fevereiro: D.M.C.D.T. (Direcção Municipal de Cultura, Desporto e Turismo).

Março: D.M.F.P. (Direcção Municipal de Finanças e património); G.E.P. (Gabinete de Estudos e Planeamento).

Abril: D.M.P.G.U. (Direcção Municipal de Planeamento e Gestão Urbanística).

Maio: D.M.C.C.E. (Direcção Municipal de Construção e Conservação de Edifícios).

Junho: D.M.S.E.M. (Direcção Municipal de Serviços Eléctricos e Mecânicos).

Setembro: D.M.I.S. (Direcção Municipal de Infra-Estruturas e Saneamento).

Outubro: D.M.A.C. (Direcção Municipal de Abastecimento e Consumo); P.M. (Polícia Municipal); R.S.B. (Regimento de Sapadores Bombeiros).

Novembro: D. M.H.E.I.S. (Direcção Municipal de Habitação, Educação e Intervenção Social); S.M.P.C. (Serviço Municipal de Protecção Civil).

Dezembro: D.M.A.E.V. (Direcção Municipal de Ambiente e Espaços Verdes) e restantes Serviços Municipais.

3 - A documentação é acompanhada de uma guia de remessa, segundo o modelo adoptado, feita em triplicado e visada pelo chefe de serviço que a remete.


Artigo 7.º

Os processos que se destinam a arquivo devem trazer, além do respectivo despacho, o carimbo «É de arquivar», aposto pelo serviço que os remete, o carimbo do Serviço de Expediente do Departamento de Administração Geral com a data de envio para arquivo e o carimbo do extracto e publicação no Diário Municipal.


Artigo 8.º

Os livros findos (actas, escrituras, contratos, registos, etc.) são enviados ao Serviço de Arquivos com toda a documentação que lhes é inerente e respectivos índices.


Artigo 9.º

Os processos de secretaria e os que ingressam nos processos de obra, bem como as petições e os processos de obra novos, são recebidos, diariamente, no arquivo, por intermédio do Serviço de Expediente do Departamento de Administração Geral.


Artigo 10.º

Os processos e petições são devidamente paginados e, sempre que se retire algum documento, será intercalada, em sua substituição, uma folha registando a paginação do mesmo, assinada e visada pelo chefe do respectivo serviço.


Artigo 11.º

Os processos e petições referentes aos processos de obra devem conter indicação do número de obra a que pertencem.


Artigo 12.º

Os processos e petições ingressados nos processos de obra devem ter número de ordem e ser registados, tanto na capa como no índice, dentro da ordem estabelecida.


Artigo 13.º

Os processos de obra são apresentados em capas uniformes, igual ao modelo já existente, com o número e local bem legíveis e indicação do volume, quando existam vários.


CAPÍTULO III

Pessoal – seus deveres e atribuições

Artigo 14.º

Compete aos funcionários encarregados do Fundo Histórico:

1 - Elaborar os verbetes principais de todos os documentos e extraír deles as rubricas onomástica,

ideografia, cronológica e topográfica que darão origem aos catálogos do mesmo nome;

2 - Promover a passagem à máquina dos verbetes elaborados;

3 - Ingressar os verbetes nos respectivos catálogos;

4 - Registar as espécies entradas num livro que contenha os seguintes dados:

a) Data da guia de remessa;

b) Proveniência;

c) Características intrínsecas e extrínsecas da espécie, e, após o seu registo, apor-lhes o carimbo do arquivo.

5 - Organizar e arrumar os diversos núcleos;

6 - Zelar pela conservação dos documentos;

7 - Superintender o serviço de leitura;

8 - Orientar os utentes nas suas consultas;

9 - Fornecer a documentação para as diversas exposições;

10 - Promover a publicação dos documentos de maior interesse do Fundo Histórico.


Artigo 15.º

Compete aos funcionários do Arquivo de Processos de Obra:

1 - Receber, conferir, registar e promover o ingresso dos processos de obra e petições que se destinem a processos de obra e documentação de jazigos nos respectivos «dossiers», ordenando-os segundo a data e o número, e proceder ao seu registo nas respectivas capas e índices;

2 - Receber, conferir e registar os processos de obra e a documentação referente aos prédios demolidos, enviados pelos serviços competentes;

3 - Manter devidamente organizado os ficheiros dos prédios demolidos, da nomenclatura das ruas de Lisboa, e da documentação dos cemitérios;

4 - Organizar, sempre que necessário, os novos volumes dos processos de obra, após a sua entrada em arquivo;

5 - Rectificar as capas dos processos de obra sempre que no Diário Municipal, seja publicada qualquer alteração;

6 - Atender os pedidos de serviço prestando esclarecimentos sempre que solicitados;

7 - Fornecer, mediante autorização superior, a reprodução de documentos por fotocópia;

8 - Fornecer fotocópias a estudantes mediante autorização superior.



Artigo 16.º

Compete ao funcionário do arquivo Administrativo:

1 - Receber, conferir, registar e ordenar em caixas próprias, os processos e petições enviados pelos serviços competentes;

2 - Classificar, verificar, arrumar e conservar os livros, fichas e documentos enviados pelos diferentes serviços.

3 - Manter devidamente organizados os ficheiros necessários à eficiência do serviço, designadamente, os da legislação municipal, dos assuntos de interesse publicados no Diário Municipal (despachos, circulares, etc.) dos livros de escrituras, dos autos de posse, etc.;

4 - Elaborar, anualmente o sumário do Diário Municipal com o respectivo índice;

5 - Atender os pedidos dos serviços prestando esclarecimentos sempre que solicitados;

6 - Fornecer, mediante autorização superior, a reprodução de documentos por fotografia ou fotocópia;

7 - Fornecer fotocópias a estudantes mediante autorização superior.


Artigo 17.º

Todas as acções relacionadas com pré-arquivagem e inutilização de documentação municipal, serão definidas por despacho a publicar em Diário Municipal.


CAPÍTULO IV

Serviço de Leitura


Artigo 18.º

A leitura começa um quarto de hora após o início do serviço e termina meia hora antes do encerramento do mesmo.


Artigo 19.º

A admissão à leitura é apenas permitida após o preenchimento da senha de leitura e a apresentação dos documentos de identificação.


Artigo 20.º

Será elaborado um guia do leitor, a afixar no arquivo mencionando os horários de consulta e tiragem de fotocópias, o número de espécies a fornecer, de cada vez ao leitor, etc.


Artigo 21.º

1 - A legislação e as escrituras podem ser consultadas no arquivo por funcionários municipais, devendo estes preencher uma senha com indicação do nome, categoria e serviço a que pertencem.

2 - As autorizações de pagamento podem ser consultadas, no arquivo, pelos funcionários dos Serviços de Contabilidade dos diferentes serviços municipais.


Artigo 22.º

Todas as espécies documentais microfilmadas ou reproduzidas ou através de qualquer outro meio técnico (nomeadamente disco óptico após a sua implementação) susceptíveis de serem consultadas, só o poderão ser na sua reprodução, a não ser que a mesma não se encontre em condições.


CAPÍTULO V

Empréstimos


Artigo 23.º

As espécies do Fundo Histórico apenas podem saír do Serviço de Arquivos para exposições e nas condições seguintes:

a) Mediante autorização escrita da D.M.C.D.T. se a exposição for realizada pelo Município, e do Presidente, em caso contrário;

b) Os documentos saídos do Fundo Histórico são sempre previamente registados.


Artigo 24.º

Qualquer Departamento Municipal pode solicitar ao arquivo, por meio de requisição, o empréstimo de documentação administrativa, com as excepções seguintes:

a) As escrituras com os respectivos documentos só podem ser requisitadas pela Ouvidoria e pelo Notariado, podendo ser consultadas no arquivo nos casos restantes;

b) Os processos individuais e a documentação dos concursos só podem ser requisitados pela D.M.A.G.G.R.H.;

c) Os processos de inquérito e os documentos que, pela sua natureza, sejam considerados confidenciais apenas são fornecidos, mediante autorização escrita da D.M.A.G.G.R.H. dada caso a caso.


Artigo 25.º

As requisições das espécies devem obedecer a um tipo uniforme e satisfazer os seguintes requisitos:

1 - Dirigidas ao Serviço de Arquivos com a data da sua presentação e o carimbo do serviço requisitante;

2 - Assinadas por um funcionário e visadas pelo chefe ou responsável do serviço, devendo existir no Arquivo um ficheiro com assinaturas e rubricas dos chefes e funcionários autorizados a visar requisições; (*)

3 - Os pedidos de processos, petições, ou processos de obra, devem apresentar os números e locais bem legíveis e mencionar o fim a que se destinam; (*)

4 - Cada requisição deve referir-se a uma única espécie, exceptuando o caso de processos apensos. (*)


(*) Redacção introduzida pela Deliberação da Câmara Municipal de Lisboa de 1989/10/23, que aprovou a Proposta n.º 488/89, publicada em Suplemento ao Diário Municipal n.º 15785 de 1990/01/03, constante a fls. 14 (16).


Artigo 26.º

A documentação geral só pode permanecer no serviço requisitante e até um máximo de 30 dias, renováveis por igual período, mediante pedido escrito formulado nos termos do artigo 25.º.


Artigo 27.º

1 - Os processos de obra podem permanecer no serviço requisitante até um máximo de 180 dias, renováveis por um período de 90 dias, mediante pedido escrito formulado nos termos do artigo 25.º.

2 - Os processos de obra podem ser requisitados excepcionalmente por períodos até 2 anos, mediante autorização do Presidente, desde que se destinem a apoiar a elaboração de planos ou projectos e a execução de obras, devendo, nestes casos constar da requisição o período que se considerar necessário.


Artigo 28.º

No caso do serviço requisitante enviar o processo para outro serviço, deverá de imediato remeter ao Serviço de Arquivos, cópia bem legível do protocolo de envio do processo, devendo o serviço que o recebe confirmar a sua recepção no prazo de 48 horas, mediante o envio ao Serviço de Arquivos de cópia bem legível do protocolo atrás referido com a indicação da recepção do processo.


Artigo 29.º

1 - Os processos deverão regressar ao arquivo findos os prazos ou motivos que justificaram a sua requisição.

2 - O chefe de Serviço de Arquivos, sempre que se verifique incumprimento ao disposto no Capítulo V do presente Regulamento, deverá providenciar a imediata regularização da situação nomeadamente promovendo, quando for caso disso, o regersso do processo ao arquivo.


Artigo 30.º

A legislação só pode permanecer no serviço requisitante até um máximo de 8 dias.


Artigo 31.º

O incumprimento do presente Regulamento é passível de procedimento disciplinar.

O presente Regulamento entra em vigor no dia imediato à publicação em Diário Municipal.

Paços do Concelho de Lisboa, em 1989/07/21.


O Presidente

(a) Nuno Krus Abecassis


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